Fiche de Process · Suivi et Déroulement de la Formation

1. Objectif du document

Le présent document décrit le processus de suivi mis en œuvre par la 3D Geodata Academy afin de garantir l’interaction humaine proactive et le bon déroulement de la formation à distance. Il détaille les canaux de communication, les mécanismes de surveillance de l’activité des stagiaires, les procédures d’alerte, ainsi que les points de contact planifiés tout au long du parcours.

Ce document s’inscrit dans la démarche qualité de 3DGA, notamment au regard du critère 3 relatif à l’adaptation des prestations et à l’accompagnement des bénéficiaires.

2. Canaux de communication

Trois canaux complémentaires sont mis à disposition des stagiaires pour assurer une couverture complète des besoins de communication :

2.1 Discord (canal principal)

• Communication asynchrone : Canaux thématiques dédiés aux questions techniques, au partage de ressources et à l’entraide entre pairs.
• Points synchrones réguliers : Sessions en visioconférence via le canal visio Discord intégré, permettant des échanges directs avec le formateur.
• Temps de réponse cible : 24 h ouvrées maximum pour toute question postée sur le serveur Discord.

2.2 Email (howto@learngeodata.eu)

• Communications officielles (convocations, attestations, certificats).
• Envoi et réception de documents administratifs et pédagogiques.
• Traçabilité complète des échanges formels.

2.3 Visioconférence (Google Meet / MS Teams / Discord)

• Sessions synchrones planifiées (office hours, points de suivi, soutenance).
• Entretiens individuels de suivi à la demande du stagiaire ou du formateur.
• Enregistrement systématique des sessions pour consultation ultérieure (avec accord du stagiaire).

3. Suivi des logs de connexion LMS

Le Learning Management System (LearnDash) utilisé par 3DGA permet un suivi précis de l’activité de chaque stagiaire. Un monitoring hebdomadaire est réalisé par le responsable pédagogique.

3.1 Indicateurs suivis

• Temps de connexion cumulé : Durée totale passée sur la plateforme par semaine.
• Modules consultés : Progression dans le parcours (leçons ouvertes, vidéos visionnées, ressources téléchargées).
• Quiz réalisés : Taux de complétion et scores obtenus aux QCM de module et au QCM final.

3.2 Seuils d’alerte

4. Alerte formateur · Procédure de relance graduée

Le système d’alertes repose sur les seuils de non-connexion définis ci-dessus. Chaque relance suit une procédure formalisée et documentée.

4.1 Étape 1 · Relance email (J+7)

• Email de relance bienveillant envoyé depuis howto@learngeodata.eu.
• Rappel des objectifs de la semaine et proposition d’aide.
• Copie de l’email conservée dans le dossier stagiaire.

4.2 Étape 2 · Email avec proposition d’entretien (J+15)

• Email du formateur proposant un entretien individuel pour identifier les freins (techniques, organisationnels, personnels).
• Proposition d’aménagements si nécessaire (report de délais, tutorat renforcé).

4.3 Étape 3 · Email de clôture (J+30)

• Email officiel actant le constat d’abandon en l’absence de réponse.
• Orientation vers la procédure d’abandon (cf. Procédure Abandons) et émission de l’attestation partielle.

5. Points de contact planifiés

Au-delà des relances réactives, le parcours intègre des points de contact planifiés garantissant une interaction régulière et proactive :

5.1 Session de lancement (kick-off) : J1

• Durée : 45 min en visioconférence.
• Contenu : Présentation du parcours complet, objectifs pédagogiques, calendrier de la formation, prise en main du LMS (LearnDash) et du serveur Discord.
• Trace : Enregistrement de la session.

5.2 Office hours hebdomadaires

• Durée : 1 h par semaine (créneau fixe communiqué en début de parcours).
• Format : Questions/réponses en visioconférence, ouvert à tous les stagiaires de la cohorte.
• Trace : Compte-rendu synthétique envoyé par email après chaque session.

5.3 Points de suivi individuels

• Modalité : À la demande du stagiaire, en individuel.
• Fréquence idéale : Mensuelle.
• Contenu : Bilan de progression, analyse des résultats aux QCM de module, adaptation du rythme si nécessaire.
• Trace : Fiche de suivi individuelle mise à jour.

5.4 Soutenance finale

• Durée : 45 min (30 min de présentation + 15 min de questions du jury).
• Format : Soutenance orale du candidat devant le jury (Dr. Florent Poux).
• Trace : Grille d’évaluation complétée, PV de jury, enregistrement de la session.

6. Interaction dans la formation

Conformément aux exigences qualité pour les formations dispensées à distance, 3DGA met en œuvre un dispositif de traçabilité complète des interactions :

• Archivage des échanges : Chaque échange (compte-rendu de session, capture Discord) est consigné dans le suivi des preuves du stagiaire.
• Journaux de connexion LMS : Données de la base LearnDash servant de preuve d’assiduité.

7. Fréquence et modalités des échanges